Für fast jedes Unternehmen stellt sich die Frage nach der geeigneten Software für das Büro, für die Buchhaltung und für andere gewerbliche Anwendung. Je mehr Arbeitsplätze ein Unternehmen hat, umso größer ist das Einsparpotential, wenn man sich für seine Anwendungen Freeware oder Open-Source Programme installiert. Für viele Programme, insebsondere aber auch für Betriebssystem gibt es kostenlose Versionen, die mit den bekannten und weltweit verbreiteten Paketen von Microsoft oder Adobe kompatibel sind. Nicht immer sind sie aber auch gleich gut, daher muss man gut abwägen, in welchen Bereichen es für das jeweilige Unternehmen sinnvoll ist, Gled bei der Anschaffung von Software zu sparen.

Da sich die Angebote ständig ändern, kann ich hier keine vollständige Liste aller Programme und Betriebsysteme erstellen. Das Office-Paket von Microsoft lässt sich zur Zeit durch OpenOffice ersetzen, Windows durch Linux und als Mail-Client bietet sich Thunderbird von Mozilla an. Alle Programme sind kostenlos zu erhalten und werden fortlaufend durch eine Heer an professionelle Usern verbessert.

Bei kostenloser Software unterscheidet man zwischen Freeware und Shareware, wobei die Grenzen fließend sind. Beide Varianten bezeichnen Programme, die überwiegend kostenlos zu erhalten sind, häufig jedoch in ihrer Funktionalität eingeschränkt sind oder im Falle von Shareware nur für einen Testzeitraum kostenlos verwendet werden können. Man findet aber auch viele Programme, die vollständige und gleichwertige Funktionen haben, wie die teure Kauf-Version eines anderen Anbieters.

Für die gewerbliche Nutzung ist es unerlässlich zu prüfen, ob die Kompabilität mit den gängigen Programmen gegeben ist. Gerade bei OpenOffice gab es in der Vergangenheit immer wieder Probleme, dass Dokumente in die eine oder andere Richtung nicht gelesen werden konnten oder beim Öffenen sogar Daten verloren gingen. Sorgfalt ist hier angeraten, denn ein Datenverlust kann oft finazielle Folgen haben, die weit über den gesparten Anschaffungskosten liegen.

Bei kostenloser Software sollte man sich neben eigenen Test auch in der Fachliteratur darüber informieren, welche Erfahrungen andere User bereits gemacht haben. So kann man teure Fehlschläge vermeiden.